La Secretaría de la Junta Ejecutiva, que está bajo la responsabilidad del Director Ejecutivo Adjunto, es la interfaz entre los miembros (miembros de la Junta Ejecutiva y observadores) y la Secretaría del PMA.
La Secretaría del PMA está encabezada por el Director Ejecutivo, quien es responsable y rinde cuentas a la Junta de la administración del PMA y de la ejecución de sus programas, proyectos y otras actividades.
El Director Ejecutivo es responsable de la dotación de personal y de la organización de la Secretaría.
El Director Ejecutivo es nombrado para un mandato de cinco años por el Secretario General de las Naciones Unidas y el Director General de la FAO, previa consulta con la Junta Ejecutiva. El procedimiento que establece el nombramiento del Director Ejecutivo también se aplica para la renovación de su mandato, que podrá renovarse una vez solamente.
El Director Ejecutivo, con la asistencia de la Secretaría de la Junta Ejecutiva, se encarga de asegurar los servicios que necesite la Junta.
Facilita las relaciones entre la Junta y los demás órganos rectores y contribuye a las reuniones del Comité Consultivo de Supervisión Independiente prestando apoyo de secretaría.
La Secretaría de la Junta Ejecutiva dirige un equipo de miembros del personal que, entre otras cosas:
- organiza los períodos de sesiones de la Junta;
- coordina las reuniones de la Mesa;
- organiza consultas sobre temas pertinentes a la Junta y la Secretaría del PMA;
- traduce los documentos de la Junta a los idiomas oficiales;
- lleva el registro y las actas oficiales de las reuniones relacionadas con la Junta;
- asegura la interpretación simultánea en los idiomas oficiales durante los períodos de sesiones y las consultas de la Junta;
- facilita la organización de las visitas sobre el terreno de los miembros de la Junta, y
- presta asistencia a los delegados de la Junta a facilitándoles toda información que necesiten.