Le Secrétariat du Conseil d'administration, qui relève du Directeur exécutif adjoint, assure la liaison entre l'ensemble des membres (membres du Conseil d’administration et observateurs) et le Secrétariat du PAM.
Le Secrétariat du PAM est dirigé par le Directeur exécutif, qui est responsable, devant le Conseil, de l’administration du PAM et de l’exécution de ses programmes, projets et autres activités.
Le Directeur exécutif est chargé d’organiser le Secrétariat et d’en recruter le personnel.
Le Directeur exécutif est nommé pour cinq ans par le Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies et par le Directeur général de la FAO, après consultation du Conseild’administration. La procédure indiquée s’applique à la reconduction éventuelle du mandat du Directeur exécutif, lequel ne peut être renouvelé qu’une seule fois.
Le Directeur exécutif, aidé du Secrétariat du Conseil d’administration, est chargé d’assurer les services nécessaires au Conseil.
Il facilite aussi la communication entre le Conseil d’administration et d'autres organes directeurs et contribue aux réunions du Comité d’audit du PAM en assurant son secrétariat.
L'équipe qu'il dirige est chargée notamment des tâches suivantes:
- organiser les sessions du Conseil;
- coordonner les réunions du Bureau;
- organiser des consultations sur des sujets présentant un intérêt pour le Conseil et le Secrétariat du PAM;
- traduire les documents du Conseil dans les langues officielles;
- fournir des archives officielles des réunions concernant le Conseil;
- assurer l'interprétation simultanée dans les langues officielles pendant les sessions et les consultations du Conseil;
- faciliter l'organisation des visites sur le terrain des membres du Conseil; et
- aider les délégués du Conseil à se procurer toutes les informations dont ils ont besoin.