Le Secrétariat du Conseil d’administration, qui relève du Directeur exécutif adjoint, assure la liaison entre l’ensemble des membres (membres du Conseil d’administration et observateurs) et le Secrétariat du PAM.
Le Secrétariat du PAM est dirigé par la Directrice exécutive, qui est responsable, devant le Conseil, de l’administration du PAM et de l’exécution de ses programmes, projets et autres activités. La Directrice exécutive est chargée d’organiser le Secrétariat et d’en recruter le personnel.
La Directrice exécutive a été nommée pour cinq ans par le Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies et par le Directeur général de la FAO, après consultation du Conseil d’administration. La procédure indiquée s’applique aussi à la reconduction éventuelle du mandat de la Directrice exécutive, lequel ne peut être renouvelé qu’une seule fois.
La Directrice exécutive, aidée du Secrétariat du Conseil d’administration, est chargée d’assurer les services nécessaires au Conseil.
Le Secrétariat du Conseil d’administration facilite aussi la communication entre le Conseil et d’autres organes directeurs et contribue aux réunions du Comité consultatif de contrôle indépendant en assurant son secrétariat.
Le Secrétaire du Conseil d’administration dirige une équipe chargée notamment des tâches suivantes:
- organiser les sessions du Conseil;
- coordonner les réunions du Bureau;
- organiser des consultations sur des sujets présentant un intérêt pour le Conseil et le Secrétariat du PAM;
- traduire les documents du Conseil dans les langues officielles;
- fournir des archives officielles des réunions concernant le Conseil;
- assurer l’interprétation simultanée dans les langues officielles pendant les sessions et les consultations du Conseil;
- faciliter l’organisation des visites sur le terrain des membres du Conseil;
- aider les délégués du Conseil à se procurer toutes les informations dont ils ont besoin.