Le Conseil d'administration tient trois sessions officielles par an: la première session ordinaire (EB.1) en février; la session annuelle (EB.A) en juin; et la deuxième session ordinaire (EB.2) en novembre. Dans certaines circonstances exceptionnelles, le Conseil d'administration peut aussi se réunir en sessions extraordinaires.
En outre, le Secrétariat du Conseil d'administration organise des consultations informelles et des réunions d'information pour ses membres.
Tout État Membre de l'Organisation des Nations Unies ou de la FAO qui n'est pas membre du Conseil d'administration peut, sur demande, participer aux délibérations de celui-ci, sans droit de vote. Sur invitation, les représentants de certaines organisations sont également autorisés à assister aux sessions en tant qu'observateurs.