أمانة المجلس التنفيذي، التي يشرف عليها نائب المدير(ة) التنفيذي(ة)، هي صلة الوصل بين الأعضاء (الأعضاء والمراقبون في المجلس التنفيذي) وأمانة برنامج الأغذية العالمي (البرنامج).
ويرأس أمانةَ البرنامج المدير(ة) التنفيذي(ة)، وهو مسؤول ومساءل أمام المجلس التنفيذي عن إدارة البرنامج وعن تنفيذ برامجه ومشروعاته وأنشطته الأخرى. ويتولى المدير(ة) التنفيذي(ة) المسؤولية عن تنظيم الأمانة وملاك موظفيها.
ويقوم الأمين(ة) العام للأمم المتحدة والمدير(ة) العام(ة) لمنظمة الأغذية والزراعة بتعيين المدير(ة) التنفيذي(ة) لولاية مدتها خمس سنوات، بعد التشاور مع المجلس التنفيذي. وينطبق إجراء تعيين المدير(ة) التنفيذي(ة) أيضا على إعادة التعيين، التي
لا يجوز أن تتجاوز ولاية واحدة أخرى.
ويتولى المدير(ة) التنفيذي(ة)، بمساعدة من أمانة المجلس التنفيذي، المسؤولية عن تقديم الخدمات إلى المجلس.
وتقوم أمانة المجلس التنفيذي أيضا بتيسير العلاقة بين المجلس والهيئات الرئاسية الأخرى وتيسير اجتماعات اللجنة الاستشارية المستقلة للرقابة عن طريق توفير دعم الأمانة لها.
ويقود أمين(ة) المجلس التنفيذي فريقا من الموظفين الذين يتولون القيام، ضمن جملة أمور، بما يلي:
- تنظيم دورات المجلس؛
- تنسيق اجتماعات هيئة المكتب؛
- تنظيم المشاورات بشأن المواضيع ذات الصلة بالمجلس وأمانة البرنامج؛
- ترجمة وثائق المجلس إلى اللغات الرسمية؛
- توفير سجلات رسمية للاجتماعات المتعلقة بالمجلس؛
- ضمان الترجمة الفورية إلى اللغات الرسمية خلال دورات المجلس والمشاورات؛
- تيسير تنظيم الزيارات الميدانية لأعضاء المجلس؛
- تزويد مندوبي المجلس بما يطلبونه من معلومات.